Gestion du Temps 

Gestion du temps 

La Gestion du temps

Problème d’organisation ? Manque d’efficacité, de productivité ? Envie de trop faire ? 

A travers cet article, je vais vous donner différentes méthodes, conseils que j’ai découverts, expérimentés pour améliorer votre efficacité et gérer au mieux votre organisation du temps.

Depuis très longtemps, je remarque que j’ai de très gros soucis de gestion du temps. 
Entre projets professionnels, personnels, activités, loisirs, j’ai toujours eu envie de faire le plus de choses possible et c’est souvent difficile de faire rentrer tout ce que l’on a prévu dans une seule journée. 


Si tu avais un super pouvoir, lequel serait-il : « Arrêter le temps »  
J’ai donc profité de cette période de confinement, pour suivre quelque formations et j’ai trouvé la perle, qui a changé mon organisation, ma vie . Une formation sur LA GESTION DU TEMPS. 

Cela fait 2 semaines que j’applique les méthodes, et rapidement, j’ai remarqué d’énormes améliorations : 
- Je réussi à faire plus de tâches dans une journée
- Ma productivité a augmenté énormément
- Je suis beaucoup plus concentrée sur chaque tâche et je ne suis plus parasitée par des facteurs extérieurs. 
- Je limite mon temps de travail, ce qui me permet d’en garder pour ma vie perso (ce qui est fondamental) 
- Je ne suis plus frustrée en fin de journée, mais plutôt contente de ce que j’ai accompli

Etant donné que ces méthodes ont grandement fonctionné pour moi je voulais vous en partager quelques- unes. 
Problème d’organisation ? Manque d’efficacité, de productivité ? Envie de trop faire ? 

A travers cet article, je vais vous donner différentes méthodes, conseils que j’ai découverts, expérimentés pour améliorer votre efficacité et gérer au mieux votre organisation du temps.

Depuis très longtemps, je remarque que j’ai de très gros soucis de gestion du temps. 
Entre projets professionnels, personnels, activités, loisirs, j’ai toujours eu envie de faire le plus de choses possible et c’est souvent difficile de faire rentrer tout ce que l’on a prévu dans une seule journée. 

Si tu avais un super pouvoir, lequel serait-il : « Arrêter le temps »  
La désactivation des notifications/ alertes    
La désactivation des notifications/ alertes    
La première chose qui a été fondamentale pour moi a été de désactiver toutes les notifications et les alertes des applications de mon téléphone portable et de mon ordinateur. 
Avec toutes les applications que l’on a sur nos téléphones, nous avons pris l’habitude de recevoir sans cesse des tonnes de notifications. Que ce soit sur les réseaux sociaux, l’actualité, les mails, les mises à jour …etc 

Et chaque notification vient perturber notre quotidien, l’action , la tâche, l’activité que nous sommes en train de faire. 

Or, est-ce que cette information est indispensable maintenant, tout de suite ? 

Cela devrait être plutôt à nous de choisir quand nous voulons consulter cette information et non pas l’alerte qui involontairement vient nous perturber dans notre action. 

Cela peut sembler un peu ridicule, mais depuis que j’ai appliqué cette méthode, j'ai remarqué que j’étais sous l’emprise de mon téléphone. Toutes ces alertes venaient impacter énormément ma concentration et me faisaient perdre un temps fou sur chaque tâche. A chaque fois que nous sommes interrompus, il faut un certain temps pour se remettre dans notre action. 
Avec toutes les applications que l’on a sur nos téléphones, nous avons pris l’habitude de recevoir sans cesse des tonnes de notifications. Que ce soit sur les réseaux sociaux, l’actualité, les mails, les mises à jour …etc 

Et chaque notification vient perturber notre quotidien, l’action , la tâche, l’activité que nous sommes en train de faire. 

Or, est-ce que cette information est indispensable maintenant, tout de suite ? 

Cela devrait être plutôt à nous de choisir quand nous voulons consulter cette information et non pas l’alerte qui involontairement vient nous perturber dans notre action. 

Cela peut sembler un peu ridicule, mais depuis que j’ai appliqué cette méthode, j'ai remarqué que j’étais sous l’emprise de mon téléphone. Et que toutes ces alertes venaient impacter énormément ma concentration et me faisaient perdre un temps fou sur chaque tâche. A chaque fois que nous sommes interrompus, il faut un certain temps pour se remettre dans notre action. 
S’attribuer des temps pour gérer nos mails
S’attribuer des temps pour gérer nos mails
Nous sommes souvent dépendants de notre boite mail. Celle-ci est quasiment toujours ouverte sur notre bureau, et dès qu’un mail arrive, nous sentons l’obligation de l’ouvrir, d’y répondre, quitte à interrompre la tâche en cours. Puis, un autre mail arrive et encore un autre, et nous nous retrouvons à consacrer la moitié de notre matinée à répondre plutôt qu’à avancer sur nos projets urgents. 

Tout comme les notifications, pensez-vous que ces mails sont urgents et qu’ils soient indispensables de les lire à l’instant T ? 


Je vous conseille de définir des créneaux pour vos mails. Par exemple : de choisir de les lire et d’y répondre en début de matinée (9h00-9h30) puis début d’après midi (13h00-13h30) uniquement. 
Cela vous permettra de vous consacrer uniquement à la gestion de vos mails à une période T, et de ne pas être dérangé constamment durant l’avancée de vos projets. 

Les 2 outils indispensables 
Nous sommes souvent dépendants de notre boite mail. Celle-ci est quasiment toujours ouverte sur notre bureau, et dès qu’un mail arrive, nous sentons l’obligation de l’ouvrir, d’y répondre quitte à interrompre la tâche que nous sommes en train de faire. Puis un autre mail arrive et encore un autre, et nous nous retrouvons à consacrer la moitié de notre matinée à répondre plutôt qu’à avancer sur nos projets urgents. 

Tout comme les notifications, pensez-vous que ces mails sont urgents et qu’ils soient indispensables de les lire à l’instant T ? 
Je vous conseille de définir des créneaux pour vos mails. Par exemple : de choisir de les lire et d’y répondre en début de matinée (9h00-9h30) puis début d’après midi (13h00-13h30) uniquement. 
Cela vous permettra de vous consacrer à la gestion de vos mails à une période T, et de ne pas être dérangé constamment durant l’avancée de vos projets. 
Les 2 outils indispensables 
1. Le système de notes  
1. Le système de notes  
Le système de notes permet d’écrire toutes les choses que nous devons faire, pour ne rien oublier, regrouper les tâches, et définir l’ordre des priorités.

Je vous conseille d’utiliser le système de notes de votre téléphone portable, car nous l'avons toujours sur nous. Cela vous permet de recenser au fur et à mesure les projets et idées qui surviennent. Ainsi, tout est regroupé au même endroit.

Le fait de noter vos tâches, permet de vous libérer, libérer votre cerveau, qui peut se concentrer sur autre chose, plutôt que d’avoir toujours en tête les tâches restantes.  

Toutes les tâches étant au même endroit, nous sommes plus efficaces. Nous n’avons pas besoin de consulter différents supports :  notre cahier, notre carnet,  notre bannette et nos post-it pour connaitre les tâches en cours. 
Le système de notes permet d’écrire toutes les choses que nous devons faire, pour ne rien oublier, regrouper les tâches, et définir l’ordre des priorités.

Je vous conseille d’utiliser le système de notes de votre téléphone portable, car nous l'avons toujours sur nous. Cela vous permet de recenser au fur et à mesure les projets et idées qui surviennent. Ainsi, tout est regroupé au même endroit.

Le fait de noter vos tâches, permet de vous libérer, libérer votre cerveau, qui peut se concentrer sur autre chose, plutôt que d’avoir toujours en tête les tâches restantes.  

Toutes les tâches étant au même endroit, nous sommes plus efficaces. Nous n’avons pas besoin de consulter différents supports:  notre cahier, notre carnet, notre bannette et nos post-it pour connaitre les tâches en cours. 


2. L'agenda
Il va vous permettre d’organiser et de planifier toutes les tâches inscrites dans votre système de notes. 
Il va vous permettre d’organiser et de planifier toutes les tâches inscrites dans votre système de notes. 


Comment prioriser nos tâches ?
57 % des consommateurs ont dit qu’ils ne recommanderaient pas une entreprise dont le site Web mobile est mal conçu (Source : Think With Google)

L’utilisateur qui n’est pas capable de naviguer et de lire votre contenu sans effort sur smartphone, est susceptible de quitter votre site. Vous aurez alors perdu non seulement un potentiel client, mais également d’autres prospects puisqu’il ne recommandera pas votre site à ses proches.
Comment prioriser nos tâches ?
Il est recommandé de faire d’abord toutes les tâches qui nous prennent moins de 2 minutes en premier. 
Nous sommes alors débarrassés de ces tâches-là. 
Ensuite, nous pouvons utiliser la matrice d’Eisenhower qui nous permet de les classer par ordre de priorité. 


Matrice Eisenhower 

1. Taches importantes et urgentes : je les fais immédiatement
2. Tâches importantes et non urgentes : je les planifie
3. Tâches non importantes mais urgentes : voir si on peut les déléguer ou les faire après
4. Tâches non importantes et non urgentes : voir si on peut les supprimer


Il est recommandé de faire d’abord toutes les tâches qui nous prennent moins de 2 minutes en premier. 
Nous sommes alors débarrassés de ces taches-là. 
Ensuite nous pouvons utiliser la matrice d’Eisenhower qui nous permet de les classer par ordre de priorité. 

Matrice Eisenhower 

1. Taches importantes et urgentes : je les fais immédiatement
2. Tâches importantes et non urgentes : je les planifie
3. Tâches non importantes mais urgentes : voir si on peut les déléguer ou les faire après
4. Tâches non importantes et non urgentes : voir si on peut les supprimer ou les faire plus tard

Prendre en compte les imprévus 
Prendre en compte les imprévus 
Bien évidemment nos journées sont remplies d’imprévus. Un coup de fil, un projet urgent à faire de dernière minute, un rendez-vous qui s’annule ou se décale…
Même si nous avons planifié notre journée à l’heure près, il n’est pas étonnant que celle-ci soit chamboulée par des imprévus. 

Il existe plusieurs types d’imprévus : 

- Les imprévus répétitifs/ réguliers (qui reviennent toutes les semaines) : c’est simplement un oubli, il faut les planifier

- Les imprévus répétitifs mais ponctuels : prévoir des tâches facilement supprimables dans ce créneau horaire

- Les imprévus ponctuels : prévoir des créneaux libres dans  nos semaines

Je vous conseille chaque jour, dans votre agenda, d’intégrer des créneaux libres (pour ma part, je réserve une heure de temps libre), pour pouvoir intégrer ces imprévues de dernière minutes ou pouvoir replacer les tâches qui ont finalement pris plus de temps que nous l’avions imaginé sans que cela ne désorganise tout notre emploi du temps. 

Bien évidemment nos journées sont remplies d’imprévus. Un coup de fil, un projet urgent à faire de dernière minute, un rendez-vous qui s’annule ou se décale…
Même si nous avons planifié notre journée à l’heure près, il n’est pas étonnant que celle-ci soit chamboulée par des imprévus. 

Il existe plusieurs types d’imprévus : 

- Les imprévus répétitifs/ réguliers (qui reviennent toutes les semaines) : c’est simplement un oubli, il faut les planifier

- Les imprévus répétitifs mais ponctuels : prévoir des tâches facilement supprimables dans ce créneau horaire

- Les imprévus ponctuels : prévoir des créneaux libres dans nos semaines

Je vous conseille chaque jour, dans votre agenda, d’intégrer des créneaux libres (pour ma part, je réserve une heure de temps libre), pour pouvoir intégrer ces imprévues de dernière minutes ou pouvoir re placer les tâches qui ont finalement pris plus de temps que nous l’avions imaginé sans que cela ne désorganise tout notre emploi du temps. 

Les méthodes d’organisation

A présent je vais vous énoncer 3 méthodes d’organisation. 
Celle-ci ne sont pas indépendantes les unes des autres, et je vous conseille d’ailleurs de les combiner, choisir dans chacune d’elle les points qui vous conviendraient le mieux. 


1. La méthode Pomodoro
Les méthodes d'organisation
La méthode Pomodoro consiste à diviser nos tâches en sous tâches. 

Et à s’accorder des temps de travail de 25 minutes suivi de 5 minutes de pause de manière à ne se concentrer que sur la tâche en question pendant ce temps là. Comme le temps est court et chronométré, cela nous oblige à commencer une tâche rapidement, sans procrastiner. Ne faire que l’essentiel 


Comment faire : 

- Décider le matin des actions à entreprendre, en attribuant à chaque action, un créneau horaire 
- Lancer le minuteur réglé sur 25 minutes 
- Travailler sur la tâche décidée 
- Lorsque le minuteur sonne, nous pouvons faire une pause de 5 minutes. 
- Tous les 4 Pomodori, nous pouvons prendre une pause de 15 minutes.

Cette méthode a été la plus bénéfique pour moi. Je l’utilise tous les jours. C’est pourquoi je vous la recommande en premier. 
C’est un de mes amis qui m’en avait parlé , et je l’ai retrouvé ensuite dans la formation que j’ai suivie. 

Elle n’est pas facile à mettre en place au début, car nous n’avons pas l’habitude de travailler sur des temps si court. Mais je me suis rendue compte que j’étais beaucoup plus concentrée et productive que lorsque je m’accordais des temps de travail d’affilé de plusieurs heures.

Durant les 5 minutes de pause : allez boire un café, de l'eau, prendre l’air…
Evitez d’aller sur les réseaux sociaux, ou de lire vos mails, car vous risquez d’avoir plus de mal à vous remettre dans une tâche. 
Lorsque les 25 minutes reprennent, vous verrez que la concentration reprend très rapidement. 
1. La Méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro consiste à diviser nos tâches en sous tâches. 

Et à s’accorder des temps de travail de 25 minutes suivi de 5 minutes de pause de manière à ne se concentrer que sur la tâche en question pendant ce temps là. Comme le temps est court et chronométré, cela nous oblige à commencer une tâche rapidement, sans procrastiner. Ne faire que l’essentiel 


Comment faire : 

- Décider de l’action à entreprendre 
- Lancer le minuteur réglé sur 25 minutes 
- Travailler sur la tâche décidée 
- Lorsque le minuteur sonne, nous pouvons faire une pause de 5 minutes. 
- Tous les 4 Pomodori, nous pouvons prendre une pause de 15 minutes.

Cette méthode a été la plus bénéfique pour moi. Je l’utilise tous les jours. C’est pourquoi je vous la recommande en premier. 
C’est un de mes amis qui m’en avait parlé , et je l’ai retrouvé ensuite dans la formation que j’ai suivie. 

Elle n’est pas facile à mettre en place au début, car nous n’avons pas l’habitude de travailler sur des temps si court. Mais je me suis rendue compte que j’étais beaucoup plus concentrée et productive que lorsque je m’accordais des temps de travail d’affilé de plusieurs heures.

Durant les 5 minutes de pause allez boire un café, de l'eau, prendre l’air…
Evitez d’aller sur les réseaux sociaux, ou de lire vos mails, car vous risquez d’avoir plus de mal à vous remettre dans une tâche. 
Lorsque les 25 minutes reprennent, vous verrez que la concentration reprend très rapidement. 
Voici un modèle type de mon planning de la journée. 
J'utilise cette méthode tous les jours. Et depuis que je la mets en pratique, les résultats sont flagrants. 

Pour ma part, je m'accorde 5mn de pause entre chaque session de travail de 25mn mais je n'applique pas les 15mn après les 4 pomodoris (les 4 sessions) . 
Je prend seulement la pause du midi (1h de pause pour le déjeuner) et une pause de 15mn uniquement de 15h55 à 16h10 (période où je suis le moins concentrée) 
Vous pouvez télécharger ce modèle de planning vide en cliquant sur le bouton ci dessous. N'hésitez pas à l'imprimer pour le remplir vous même. Une page A4 comprend 2 planning au format A5.
Voici un modèle type de mon planning de la journée. 

J'utilise cette méthode tous les jours. Et depuis que je la mets en pratique, les résultats sont flagrants. 

Pour ma part, je m'accorde 5mn de pause entre chaque session de travail de 25mn mais je n'applique pas les 15mn après les 4 pomodoris (les 4 sessions) . 
Je prend seulement la pause du midi (1h de pause pour le déjeuner) et une pause de 15mn uniquement de 15h55 à 16h10 (période où je suis le moins concentrée) 
Vous pouvez télécharger ce modèle de planning vide en cliquant sur le bouton ci dessous :  
Télécharger planning vide

2. La méthode NERAC

Organisation générale : 

- Noter : savoir ce que l’on a à faire / ne rien oublier
- Estimer : Estimer le temps de chaque tâche 
- Réserver du temps pour gérer les imprévus
- Arbitrer : décider et prioriser en utilisant la matrice Eisenhower
- Contrôler : contrôler l’avancée des taches, les ré-ajuster, les ré-estimer, s’assurer d’avoir toujours un créneau disponible, s’assurer qu’elles soient toujours prioritaires. 
Télécharger planning vide

2. La méthode NERAC

Organisation générale : 

- Noter : savoir ce que l’on a à faire / ne rien oublier
- Estimer : Estimer le temps de chaque tâche 
- Réserver du temps pour gérer les imprévus
- Arbitrer : décider et prioriser en utilisant la matrice Eisenhower
- Contrôler : contrôler l’avancée des taches, les ré-ajuster, les ré-estimer, s’assurer d’avoir toujours un créneau disponible, s’assurer qu’elles soient toujours prioritaires. 
3. La méthode agile

Les 4 grands principes : 

La satisfaction client : 
La priorité dans cette méthode est de viser la satisfaction client, répondre aux attentes des clients. Dans notre cas de "gestion du temps", le client peut être nous. 

Le changement : 
Capacité à rebondir et à changer de chemin très facilement et très rapidement. La réactivité devient essentielle .

Organisation à taille humaine : 
L’objectif est donc découpé en projet, puis en sous-projets. Les sous-projets sont donc à taille humaine et sont rapidement réalisés, généralement entre 2 et 4 semaines. Ainsi, il est beaucoup plus facile de réajuster en cas de besoin. Les cycles courts sont donc privilégiés. 

La culture du feedback : 
Prendre le temps de s’assurer que ce que l’on a fait est bien fait. En analysant le projet ou l’étape finie, pour s’assurer que celle-ci correspond à nos objectifs. 

Comment faire :
- Définir un objectif
- Estimer le coût (prix/matériel/temps)
- Découper ce projet en sous projet (différentes étapes)
- Sprint : Réaliser une des étapes
- Rétrospective du sprint : Faire un bilan de la première étape 


3. La méthode agile

Les 4 grands principes : 

La satisfaction client : 
La priorité dans cette méthode est de viser la satisfaction client, répondre aux attentes des clients. Dans le cas de gestion du temps, le client peut être nous. 

Le changement : 
Capacité à rebondir et à changer de chemin très facilement et très rapidement. La réactivité devient essentielle .

Organisation à taille humaine : 
L’objectif est donc découpé en projet, puis en sous-projets. Les sous-projets sont donc à taille humaine et sont rapidement réalisés, généralement entre 2 et 4 semaines. Ainsi, il est beaucoup plus facile de réajuster en cas de besoin. Les cycles courts sont donc privilégiés. 

La culture du feedback : 
Prendre le temps de s’assurer que ce que l’on a fait est bien fait. En analysant le projet ou l’étape finie, pour s’assurer que celle-ci correspond à nos objectifs. 

Comment faire :
- Définir un objectif
- Estimer le coût (prix/matériel/temps)
- Découper ce projet en sous projet (différentes étapes)
- Sprint : Réaliser une des étapes
- Rétrospective du sprint : Faire un bilan de la première étape 
Connaître les moments où
 vous êtes le plus efficace
Connaître les moments où vous êtes le plus efficace
Enfin pour finir, vous devez sûrement avoir comme moi, des moments de la journée où vous êtes plus efficace et à l’inverse des moments où vous l’êtes moins. 

Si je vous donne mon exemple, je suis plus efficace de 9h à 12h – de 13h à 15h et à partir de 16h30. 
Je ne suis pas du tout efficace de 15h à 16h30 . Je vais donc profiter de ce laps de temps là, pour faire des tâches qui demandent moins de réflexion, de concentration, de créativité. 

Si vous êtes à votre compte, et que vous avez la possibilité, d’agencer vos horaires comme vous le voulez, profitez de ces moments où vous êtes le moins productif, pour aller faire vos courses par exemple, ou faire une activité sportive. 



Enfin pour finir, vous devez surement avoir comme moi, des moments de la journée où vous êtes plus efficace et à l’inverse des moments où vous l’êtes moins. 

Si je vous donne mon exemple, je suis plus efficace de 10h à 12h – de 13h à 15h et à partir de 16h30. 
Je ne suis pas du tout efficace de 15h à 16h30 . Je vais donc profiter de ce laps de temps là, pour faire des tâches qui demandent moins de réflexion, de concentration, de créativité. 

Si vous êtes à votre compte, et que vous avez la possibilité, d’agencer vos horaires comme vous le voulez, profitez de ces moments où vous êtes le moins productif, pour aller faire vos courses par exemple, ou faire une activité sportive. 



Si vous avez d’autres conseils à me donner, je serai très heureuse d’échanger avec vous la dessus. 
Et n’hésitez pas à partager, si l’article vous a plu. Cela pourra servir à d’autres personnes. 

A bientôt. :)
Contactez-moi
Si vous avez d’autres conseils à me donner, je serai très heureuse d’échanger avec vous la dessus. 
Et n’hésitez pas à partager, si l’article vous a plu. Cela pourra servir à d’autres personnes. 
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